Posts filed under ‘Tips’

Menghitung Data yang Cocok Dengan Beberapa Kriteria

Menghitung jumlah data dalam sebuah table yang memenuhi satu syarat cukup mudah; akan tetapi jika anda ingin menghitung jumlah data yang memenuhi dua atau lebih criteria, maka perlu cara yang agak sulit. Dalam tip ini kita mencoba lima cara untuk menghitung jumlah data yang memenuhi beberapa criteria. (untuk Ms Excel 97, Excel 2000, Excel 2002, Excel 2003, Excel 2007.)

Memang tidak umum bagi berbagai pengguna Excel untuk menggunakannya sebagai perhitungan database. Sebagai contoh: misalnya kita memilihi database tentang daftar nilai mahasiswa, atau daftar pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan contoh ini, kita dapat menghitung misalnya berapa jumlah mahasiswa yang lulus untuk mata pelajaran matematika dan bahasa inggris, atau jumlah pelanggan yang pembeliannya diatas 1 jt dan membeli produk tertentu (criteria yang digunakan lebih besar sama dengan 2)

Excel memeliki sejumlah fungsi yang cukup baikdalam menentukan jumlah data (record) dalam sebuah daftar (table). Akan tetapi, bagaimana cara menggunakannya untuk menyelesaikan soal yang memiliki dua criteria atau lebih tidaklah begitu jelas. Misalnya kita mencoba melihat berapa mahasiswa yang lulus Matematika dan English dari daftar di bawah ini dengan syarat nilai kelulusan adalah 50 keatas untuk matematika dan 50 ke atas untuk English.

Hasilnya adalah 2 karena yang memiliki nilai matematika > 50 adalah 2 orang dan sedangkan English >50 3 orang, tapi yang memenuhi syarat Matematika >50 dan English >50 adalah 2 orang.

Caranya adalah (klik untuk melihat caranya):

  1. Menggunakan DCOUNTA
  2. Menggunakanan Rumus Deret
  3. Menggunakan SUMPRODUCT
  4. Menggunakan Autofilter dan SUBTOTAL
  5. Menggunakan Conditional Sum Wizard

September 6, 2008 at 2:55 pm 4 comments

Membuat Daftar Data Dalam Kolom Excel

Kalau anda mempunyai tabel  dengan ribuan data dan sebagian besar merupakan isinya sama (data duplikasi), bagaimana caranya mengenerate daftar dengan isi yang unik (masing-masing hanya satu data berlainan yang tampil dalam satu kolom ?

Ada dua cara untuk mendapatkannya yaitu: pertama dengan menggunakan fungsi Data | Autofilter, kemudian klik drop-down list untuk kolom yang diperlukan. Dengan melakukan perintah di atas anda akan mendapatkan daftar data unik di layar.  Kalau dengan cara ini anda cukup puas, maka permasalahan sudah selesai.

Cara yang kedua adalah jika anda perlu memiliki daftar yang unik yang dapat dicopy dan paste kan ke range (kolom) lainnya. Untuik menghasilkan daftar yang unik tersebut, maka anda perlu menggunakan perintah Data | Filter | Advanced Filter.  Contoh di bawah ini adalah cara untuk mendapatkan daftar tersebut di atas. Kita akan menggunakan kolom B pada Gambar 1.

Gambar 1

Gambar 1

  1. Klik kolom pada  label hurufnya untuk memilih seluruh kolom yang berisi data dan copy dengan cara menekan Ctrl + C,  ke menu Edit | Copy, atau dengan menekan icon Copy pada toolbar Standard . (Memilih seluruh kolom karena anda perlu seluruh isi data beserta judul kolomnya).
  2. Mem-Paste-kan data tersebut ke kolom lain (misalnya Kolom E)yang (ingat beri jarak dengan range sumber data),  atau pada sheet baru. Setelah anda melakukan paste, kolom B masih tetap terpilih (lihat ada garis putus-putus disekeliling Kolom B). Akan tetapi jika anda secara tidak sengaja telah membatalkan peritah select, pastikan bahwa petunjuk sel (cell pointer) berada di dalam data yang baru anda paste (kolom E) sebelum melanjutkan. Catatan: Anda tidak perlu memilih seluruh data atau men-sort (urut data) dahulu untuk melakukan perintah ini.
  3. Ke menu Data | Filter | Advanced Filter. Secara otomatis, Excel akan menunjukkan bahwa filtering telah aktif. Kita lanjutkan saja, yaitu dengan memilih opsi copying the unique records to another location, sehing anda dapat membandingkan kedua daftar secara berdampingan.
  4. Pilih opsi (radio button) Select the Copy To Another Location (Gambar 2), pilih opsi Check Box  Unique Records Only , dan ketik G1 pada input Copy To field.
  5. Klik OK, dan Excel akan mengcopykan daftar dengan data unik dari kolom sumber data ( kolom E) ke kolom baru ( kolom G). Bahkan hasinya akan urut abjad , seperti yang tampak pada Gambar 3

Gambar 2

Gambar3

Selamat berkarya !!!!

September 4, 2008 at 4:21 pm 2 comments

Menuliskan kalimat dengan rumus di Excel

Kadang kita mau menuliskan hasil perhitungan ms excel yang kita buat dalam kalimat.

Sebagai contoh kita menghitung rata-rata waktu pelayanan pelanggan dan simpangan bakunya dengan data sebagai berikut:

Untuk menampilkan dalam kalimat misalnya “

“Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah 39.6 dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar 6.77″

Maka kita dapat menggunakan rumus sebagai berikut:

=”Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah “&B12&” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” &TEXT(B13,”#.##”)

  • Artinya sel D2 sama dengan “Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah ” + sel B12 + ” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” + jadikan teks sel B13 dengan format angka dan dua decimal.

Atau langsung dihitung dalam kalimat:

=”Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah “&AVERAGE(B2:B11)&” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” &TEXT(STDEV(B2:B11),”#.##”)

  • Artinya sel D2 sama dengan “Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah ” + rata-rata sel B2 s/d B11 + ” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” + jadikan teks hasil perhitungan Simpangan Baku sel B2 s/d B11 dengan format angka dan dua decimal.

Selamat mencoba !!!

August 24, 2008 at 3:16 pm 3 comments

Memasukkan Baris atau Kolom dengan Keyboard

Memasukkan Baris atau Kolom Baru – dng Keyboard

Insert a New Row or Column – Excel Keyboard Shortcut

Untuk memasukkan baris atau kolom baru dengan keyboard, tanpa mouse maka dua langkah dibawah ini dapat diterapkan

  1. Shift+SpaceBar = Pilih baris (row)
  2. Ctrl+Shift+PlusSign = Insert Baris (row)

Sedangkan untuk column, maka langkah pertama adalah Ctrl+SpaceBar untuk memilih kolom. Untuk memasukkan lebih dari satu baris atau kolom maka gunakan tombol panah keyboard bersama-sama tombol Shift sebelum melanjutkan ke langkah ke dua.

May 17, 2008 at 8:15 am Leave a comment

Menggunakan Tabel Pivot untuk Meringkas Data

Misalnya anda memiliki data penjualan yang isinya 50.000 baris seperti terlihat pada Gambar 1

Dengan data itu anda ingin membuat laporan ringkas yang menunjukkan penjualan per wilayah dan produk (region and product).

Gambar 1. Ringkas tabel data berikut.

Caranya: Untuk
meringkas data di atas, anda dapat menggunakan pivot table. Pivot tables sngat cocok untuk analisis data seperti di atas.

Peringatan: Pivot tables di Excel 2007 sangat berubah dari versi

Excel 97-2003. Untuk membuat ringkasan pendapatan berdasarkan wilayah dan produk membutuhkan klik mouse sebanyak 4 kali dan satu kali tahan tarik mouse (drag):

Pastikan bahwa data yang ada dalam daftar memiliki judul (pada baris paling atas) yang berbeda satu dengan lainnya (unik).

Pilih salah satu sel dalam database (data anda). Pilih Menu Insert – Pivot Table.

IntelliSense Excel (sensor cerdas Excel) akan menduga range data anda. Dan biasanya benar seperti pada Gambar 2. Dan Klik OK.

Dengan menekan tombok OK, anda akan melihat tabel pivot yang masih kosong dan dua toolbar tabel pivot baru, dan sebuah dialog daftar PivotTable baru. Dialog Excel versi 2007 memperlihatkan daftar filed pada bagian atas dan empat tempat meletakkan (Drop Zone) field pada bagian bawah dialog, seperti terlihat pada Gambar

Sedangkan pada Excel versi sebelumnya, maka anda harus menarik field dari Dialog Field

List langsung ke pivot table. Proses ini sangat menyulitkan bagi orang yang masih baru mengenal pivot tables. Dalam Excel 2007, anda menarik field dari dialog field list bagian atas ke zona yang yang cocok pada bagian bawah dialog Field List. Biasanya dengan hanya meng-klik field yang ada di dialog Field List akan menempatkan field tersebut pada zona yang tepat. Untuk kasus yang kita miliki ini, maka kita mencoba meletakkan produk merupakan daftar yang ke bawah (judul baris) sedangkan wilayah merupakan judul mendatar (judul kolom).

Gambar 3. Dialog PivotTable Field List di bagian atas dan Drop Zone di Bagian Bawah

Klik Check box Produk di Dialog Field List bagian atas. Excel akan secara otomatis memasukkan ke dalam Row Labels (Label baris) pada drop zone. Pivot table akan menunjukkan daftar produk satu per satu (tidak ada duplikasi) pada Kolom A (lihat Gambar 4).

Gambar 4. Klik sebuah field text, dan Excel memasukkan field itu ke area Baris.

Klik check box Pendapatan yang ada di dialog Field List bagian atas. Dan karena field tersebut adalah numeric maka Excel akan menambahkan pada bagian Values (nilai) dari pivot table.

Jika anda meng-klik check box Wilayah, maka Excel akan meletakkan field tersebut di area row pada pivot table. Karena anda ingin wilayah menjadi judul kolom maka, klik mouse, tahan dan tariklah field Wilayah dari dialog Field List dan letakkan di drop zone Column Labels yang terletak di bagian bawah dialog Field List.

Hasilnya adalah ringkasan data penjualan berdasarkan produk dan wilayah, seperti terlihat dalam Gambar 5.

Gambar 5. Pivot table membuat anda mudah untuk meringkas laporan.

Tingkat Lanjut: Pivot table memberikan banyak opsi (pilihan) yang sangat berguna. Untuk mempelajari lebih lanjut klik disini

Untuk Pemakai Versi Sebelumnya: Jika anda menyukai pivot table pro pada Excel versi sebelumnya, maka anda akan dengan cepat menggunakan pivot table

Excel 2007. Drop zones telah diubah namanya. Drop Zone Row Area sekarang bernama Row Labels. Sedangkan drop zone Column Area sekarang menjadi Column Labels. Drop Page Field menjadi Report Filter. Dan drop zone Data Area menjadi ? Values (walaupun saya menyebutnya drop zone Values, dengan mengabaikan symbol ?).

Agar Lebih Mudah: Pada
awal pembuatan sebuah Pivot Table, maka dialog PivotTable Field List akan berada di layar sebelah kanan. Anda dapat memindahkan ke tengah dengan cara klik pada Judul Dialog dan tarik ke worksheet agar terlihat mengambang di atas worksheet dan mempermudah anda dalam mengatur data. Dalam membuat artikel ini saya menggeser ke tengah agar tampak dalam gambar yang disajikan sebagai contoh.

Bentuk Drop Zone: Anda dapat mengatur bentuk dialog PivotTable Field List dengan mengklik dropdown pada bagian atas. Bentuk yang ditawarkan untuk tampilan ini ada lima (5). Tiga diantaranya tidak menyertakan daftar field atau drop zones. Jika tampilan dialog box anda tidak menampilkan salah satu bagian tersebut, maka gunakan panah dropdown untuk mengembalikan tampilan ke Fields Section and Areas Section Stacked. Ada juga yang menampilkan field dan drop zone secara berdampingan.

Kesimpulan: Perintah
Insert – Pivot Table dapat meringkas ribuan baris data secara cepat. Excel tidak membutuhkan anda mengerti ru

musnya. Anda hanya harus dapat meletakkan field ke dala tata letak (layout) laporan.

Perintah Di Menu: Insert – Pivot Table

May 11, 2008 at 4:20 pm 2 comments

Cara menulis rumus matematika di Blog

Kadang kita mau menuliskan lebih besar sama dengan ( ? ) dalam blog. Contoh kita mau menulis Rumus a + b ? 0

maka yang harus kita harus menulis dalam mode Edit Html sbb:

a + b &le 0 (setelah a + b spasi kemudian &le spasi dan 0

ingat menulisnya harus huruf kecil bukan &LE tapi &le

kode lain yang biasa &lt ( ) dan &ge ( ? )

Kode ini disebut ISONUM character and Glyphs dan dapat dilihat di:

http://www.w3.org/TR/MathML2/isonum.html

May 7, 2008 at 7:07 pm Leave a comment

Mengecek Umur Dalam Excel

Misalnya kita punya daftar tanggal lahir beberapa orang, kemudian kita mau mengecek yang berumur 18 tahun ke atas maka dalam excel kita dapat menghitung sbb:

Untuk mementukan apakah umurnya 18 tahun atau lebih ( hasil TRUE berarti benar)

Rumus di Kolom Cek umur

=AND(ISNUMBER(A1),(A1-1)

Kolom Dikembangkan

=IF(AND(ISNUMBER(A2),(A2-1)Hasilnya
Tgl Lahir Cek umur Dikembangkan
4/19/1962 TRUE Ya tuh sudah tua
4/20/1992 FALSE Masih muda koq

May 7, 2008 at 6:30 pm Leave a comment

Menghitung Umur dalam Excel

Untuk menghitung umur dalam Excel


Fungsi yang dapat digunakan untuk menghitung umur dalam excel adalah DATEDIF

Penggunaannya adalah sebagai berikut:

=DATEDIF(A1,TODAY(),”y”)
atau
=DATEDIF(A1,NOW(),”y”)

Sebagai alternatif dengan menggunakan rumus yang agak panjang adalah

=TEXT(IF(OR(MONTH(TODAY())>MONTH(A1),AND(MONTH(TODAY())=MONTH(A1),
DAY(TODAY())>=DAY(A1))),(TODAY()-A1)/365.25,(TODAY()-A1)/365.25-1),”0″)

Tinggal pilih yang mana … mau panjang dan lama atau cepat … Kalau untuk jarak tanggal ya Today() atau Now() diganti tanggal aja

Ini adalah iklan :

Search internet dapat uang

Clicksdata Uang

Pamer Diri dapat Uang

May 7, 2008 at 6:10 pm Leave a comment

Rumus Array (CSE) dalam Excel

Rumus Array berbeda dengan rumus biasa yang kita masukkan dalam excel. untuk memasukkan rumus ini kita perlu dua hal berikut

1. Pada saat memasukkan rumus untuk array, maka pertama pilih range (ingat range bukan sel) yang akan diberi rumus, kemudian masukkan rumusnya, setelah selesai tekan Ctrl, Shift dan Enter setaca bersamaan (jangan hanya tekan Enter saja)

2. Pada saat kita memasukkan rumus array, maka akan muncul dua kurung kurawal seperti pada contoh di bawah ini

{=Rumus Yang Kita Masukkan}

Dan Yang Perlu Diingat ::::: Jangan memasukkan kurung kurawal sendiri dengan mengetikkannya, Excel akan otomatis membuat kurung tersebut dengan kita menekan CSE (Ctrl, Shift dan Enter)

May 7, 2008 at 5:56 pm Leave a comment

PowerPoint Tutorial

Here is an excellent 69-page PowerPoint Tutorial, named Using Microsoft Powerpoint 2003. Using step-by-step instructions and screen shots, it teaches you how to use Powerpoint 2003 to its fullest, using much of its functionality. It shows you how to perform the following important tasks: formatting bullets, creating master views, working with clip art and images, creating charts and graphs, working with the drawing tools, using the color palettes, and making transitions and animation effects. This PowerPoint training guide and tutorial is 1.75mb in size and is in pdf format. It is located in the University’s ITS Guides page.

Contents of Using Microsoft Powerpoint 2003 Tutorial:

- Introduction
- Getting started with PowerPoint
- The New Presentation Task Pane
- AutoContent Wizard
- Navigation
- The Views
- Design Templates
- Creating a new Slide
- Adding additional Slides
- Text formatting: Bullets
- Master Views
- Clip Art
- Inserting, scaling, moving and deleting objects
- Images
- Organization Charts
- Diagrams
- Charts and Graphs
- Comments
- Working with Drawing Tools
- Layout
- Using the Color Palettes
- Multi-media elements
- Slide Shows
- Transitions, simple Text Animation Effects and Timings
- Applying Animation Effects to text and objects
- Customizing Slide Shows
- Page / Slide Format
- Printing
- Saving Presentations
- Creating a Slide Show File
- Getting Help for PowerPoint

February 20, 2008 at 4:27 am Leave a comment

Older Posts Newer Posts


Enter your email address to subscribe to this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 14 other followers

Blog Stats

  • 76,475 hits

Twitter Updates

Error: Twitter did not respond. Please wait a few minutes and refresh this page.

Iklan


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.