Posts filed under ‘Ms Excel’

Memasukkan Nilai yang Berbeda-beda dalam satu Kolom

Jika anda
ingin memastikan bahwa nilai yang dimasukkan dalam satu kolom tertentu berbeda-beda satu dengan lainnya (misalnya data faktur penjualan selama sebulan atau data nomor penduduk, atau data nomor mahasiswa), maka anda dapat menggunakan data validation dari Excel.

Pada saat anda memasukkan informasi ke dalam sebuah worksheet, tentunya anda ingin memastikan bahwa data yang dimasukkan harus unik untuk satu kolom tertentu. Sebagai contoh, jika anda memasukkan data nomor faktur dalam kolom B sebuah worksheet, maka anda berkeinginan bahwa data yang dimasukkan tidak sama untuk setiap faktur atau dengan kata lain tidak boleh dua kali input.

Ada beberapa cara untuk mengatasi permasalahan ini. Jika anda selalu memasukkan nomor faktur baru pada bagian akhir kolom, maka anda dapat menggunakan fasilitas data validation untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan dalam sel tersebut tidak sama dengan data yang telah dimasukkan sebelumnya (yang terletak di atas sel tersebut). Cara melakukannya adalah sebagai berikut:

  1. Pilih/Sorot kolom B.
  2. Klik menu Data | Validation (untuk Excel 2003 ke bawah) atau klik Data tab pada ribbon dan kemudian Data Validation pada kelompok Data Tool (Excel 2007) untuk menampilkan Data Validation Dialog Box
  3. Dengan menggunakan pilihan Allow drop-down list, pilih Custom option.
  4. Kemudian dalam kotak Formula, masukan rumus (formula) sebagai berikut:


    =MATCH(B1,$B:$B,0)=ROW(B1)

  5. Kemudian klik tombol OK.


Selanjutnya anda bisa mengubah Pesan di layar jika mouse berada di kolom B dengan mengklik Tab Input Message untuk memberikan pesan pada user bahwa mereka tidak boleh memasukkan data yang sama dua kali. Sedangkan untuk mengubah pesan kesalahannya maka gunakan Tab Error Alert .

Berikut contoh pengaturan Input Message.(jika sel dipilih)


dan pengaturan Error Alert (pesan kesalahan entry data)


serta Tampilannya di Layar jika sel dipilih/disorot


jika data salah


Satu lagi adalah, j ika anda memasukkan data disembarang sel dalam kolom B (tidak harus dipaling bawah, dan ingin mengetahui apakah anda memasukkan telah nilai data tersebut sebelumnya maka anda dapat melakukannya dengan langkah tersebut di atas tetapi rumusnya pada langkah ke empat adalah

=COUNTIF($B:$B,b1)<2

Ada ide lainnya silahkan anda kirimkan ke blog ini baik melalui comment, email dan berbagi untuk kemajuan IT Indonesia. Selamat mencoba dan sukses !!!

September 10, 2008 at 4:32 pm 4 comments

Hitung Data dengan Kriteria Banyak – DCOUNTA

Menghitung jumlah data yang memenuhi dua atau lebih criteria (lihat data) adalah dengan menggunakan fungsi DCOUNTA. Fungsi ini menyediakan parameter yang memungkinkan anda untuk mendefinisikan criteria, dan menggunakan criteria tersebut sebagai dasar menganalisis daftar data. Seperti fungsi-fungsi data dalam Excel, maka DCOUNTA tergantung pada tiga parameters: data range, kolom yang akan digunakan untuk membandingkancolumn, dab criteria range. Untuk menggunakan fungsi ini, set up table criteria pada area worksheet yang tidak anda gunakan. Sebagai contoh, kita dapat mensetup di H1:I2

 

Kemudian, Anda memasukkan rumus di tempat yang anda kehendaki DCOUNTA, dengan rumus sebagai berikut:

=DCOUNTA(A1:E6,1,H1:I2)

Hasilnya adalah jumlah data yang memenuhi criteria sesuai dengan yang ada di H1:I2, dalam hal ini hasilnya adalah 2 data. Catatan: criteria dalam kolom criteria di atas adalah nilai matematika “>50″ dan Nilai English “>50″, kalau ingin lebih besar dan sama dengan maka tanda diganti dengan “>=” dst..

September 6, 2008 at 2:58 pm 2 comments

Menghitung Data yang Cocok Dengan Beberapa Kriteria

Menghitung jumlah data dalam sebuah table yang memenuhi satu syarat cukup mudah; akan tetapi jika anda ingin menghitung jumlah data yang memenuhi dua atau lebih criteria, maka perlu cara yang agak sulit. Dalam tip ini kita mencoba lima cara untuk menghitung jumlah data yang memenuhi beberapa criteria. (untuk Ms Excel 97, Excel 2000, Excel 2002, Excel 2003, Excel 2007.)

Memang tidak umum bagi berbagai pengguna Excel untuk menggunakannya sebagai perhitungan database. Sebagai contoh: misalnya kita memilihi database tentang daftar nilai mahasiswa, atau daftar pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan contoh ini, kita dapat menghitung misalnya berapa jumlah mahasiswa yang lulus untuk mata pelajaran matematika dan bahasa inggris, atau jumlah pelanggan yang pembeliannya diatas 1 jt dan membeli produk tertentu (criteria yang digunakan lebih besar sama dengan 2)

Excel memeliki sejumlah fungsi yang cukup baikdalam menentukan jumlah data (record) dalam sebuah daftar (table). Akan tetapi, bagaimana cara menggunakannya untuk menyelesaikan soal yang memiliki dua criteria atau lebih tidaklah begitu jelas. Misalnya kita mencoba melihat berapa mahasiswa yang lulus Matematika dan English dari daftar di bawah ini dengan syarat nilai kelulusan adalah 50 keatas untuk matematika dan 50 ke atas untuk English.

Hasilnya adalah 2 karena yang memiliki nilai matematika > 50 adalah 2 orang dan sedangkan English >50 3 orang, tapi yang memenuhi syarat Matematika >50 dan English >50 adalah 2 orang.

Caranya adalah (klik untuk melihat caranya):

  1. Menggunakan DCOUNTA
  2. Menggunakanan Rumus Deret
  3. Menggunakan SUMPRODUCT
  4. Menggunakan Autofilter dan SUBTOTAL
  5. Menggunakan Conditional Sum Wizard

September 6, 2008 at 2:55 pm 4 comments

Membuat Daftar Data Dalam Kolom Excel

Kalau anda mempunyai tabel  dengan ribuan data dan sebagian besar merupakan isinya sama (data duplikasi), bagaimana caranya mengenerate daftar dengan isi yang unik (masing-masing hanya satu data berlainan yang tampil dalam satu kolom ?

Ada dua cara untuk mendapatkannya yaitu: pertama dengan menggunakan fungsi Data | Autofilter, kemudian klik drop-down list untuk kolom yang diperlukan. Dengan melakukan perintah di atas anda akan mendapatkan daftar data unik di layar.  Kalau dengan cara ini anda cukup puas, maka permasalahan sudah selesai.

Cara yang kedua adalah jika anda perlu memiliki daftar yang unik yang dapat dicopy dan paste kan ke range (kolom) lainnya. Untuik menghasilkan daftar yang unik tersebut, maka anda perlu menggunakan perintah Data | Filter | Advanced Filter.  Contoh di bawah ini adalah cara untuk mendapatkan daftar tersebut di atas. Kita akan menggunakan kolom B pada Gambar 1.

Gambar 1

Gambar 1

  1. Klik kolom pada  label hurufnya untuk memilih seluruh kolom yang berisi data dan copy dengan cara menekan Ctrl + C,  ke menu Edit | Copy, atau dengan menekan icon Copy pada toolbar Standard . (Memilih seluruh kolom karena anda perlu seluruh isi data beserta judul kolomnya).
  2. Mem-Paste-kan data tersebut ke kolom lain (misalnya Kolom E)yang (ingat beri jarak dengan range sumber data),  atau pada sheet baru. Setelah anda melakukan paste, kolom B masih tetap terpilih (lihat ada garis putus-putus disekeliling Kolom B). Akan tetapi jika anda secara tidak sengaja telah membatalkan peritah select, pastikan bahwa petunjuk sel (cell pointer) berada di dalam data yang baru anda paste (kolom E) sebelum melanjutkan. Catatan: Anda tidak perlu memilih seluruh data atau men-sort (urut data) dahulu untuk melakukan perintah ini.
  3. Ke menu Data | Filter | Advanced Filter. Secara otomatis, Excel akan menunjukkan bahwa filtering telah aktif. Kita lanjutkan saja, yaitu dengan memilih opsi copying the unique records to another location, sehing anda dapat membandingkan kedua daftar secara berdampingan.
  4. Pilih opsi (radio button) Select the Copy To Another Location (Gambar 2), pilih opsi Check Box  Unique Records Only , dan ketik G1 pada input Copy To field.
  5. Klik OK, dan Excel akan mengcopykan daftar dengan data unik dari kolom sumber data ( kolom E) ke kolom baru ( kolom G). Bahkan hasinya akan urut abjad , seperti yang tampak pada Gambar 3

Gambar 2

Gambar3

Selamat berkarya !!!!

September 4, 2008 at 4:21 pm 2 comments

Menuliskan kalimat dengan rumus di Excel

Kadang kita mau menuliskan hasil perhitungan ms excel yang kita buat dalam kalimat.

Sebagai contoh kita menghitung rata-rata waktu pelayanan pelanggan dan simpangan bakunya dengan data sebagai berikut:

Untuk menampilkan dalam kalimat misalnya “

“Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah 39.6 dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar 6.77″

Maka kita dapat menggunakan rumus sebagai berikut:

=”Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah “&B12&” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” &TEXT(B13,”#.##”)

  • Artinya sel D2 sama dengan “Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah ” + sel B12 + ” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” + jadikan teks sel B13 dengan format angka dan dua decimal.

Atau langsung dihitung dalam kalimat:

=”Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah “&AVERAGE(B2:B11)&” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” &TEXT(STDEV(B2:B11),”#.##”)

  • Artinya sel D2 sama dengan “Rata-rata waktu pelayanan pelanggan adalah ” + rata-rata sel B2 s/d B11 + ” dengan Simpangan Baku/Standar Deviasi sebesar ” + jadikan teks hasil perhitungan Simpangan Baku sel B2 s/d B11 dengan format angka dan dua decimal.

Selamat mencoba !!!

August 24, 2008 at 3:16 pm 3 comments

Fungsi Merubah Angka ke Kata Untuk MS Excel

Fungsi Terbilang(…) dan TerbilangRp(…), dan TerbilangSen(…)
Kalau anda sering membuat kuitansi maka fungsi ini penting. Pada worksheet ini kita memakai fungsi terbilang yang telah di entry pada module Terbilang
Pada module tersebut kita memiliki dua fungsi utama untuk menampilkan angka menjadi:
1. Terbilang(x) -> sekian koma sekian per seratus
2. TerbilangRp(x) -> sekian rupiah sekian sen
2. TerbilangSen(x) -> sekian koma sekian sekian

anda dapat melihat listing dan download file terbilang.zip dibawah ini

(more…)

August 11, 2008 at 3:30 pm 15 comments

Soal Untuk MS Excel Solver

  1. Perusahaan mebel “Toko Mebel”, membuat meja dan kursi dari kayu. Setiap meja membutuhkan pekerjaan tukang kayu rata-rata selama 4 jam dan pengecatan rata-rata 2 jam; setiap kursi membutuhkan pekerjaan tukang kayu rata-rata 3 jam dan pengecatan rata-rata 1 jam. Dalam satu minggu tersedia 240 jam kerja untuk tukang kayu dan 100 jam kerja untuk pengecatan. Jika dijual, setiap meja menghasilkan keuntungan rata-rata Rp. 700.000 dan setiap kursi Rp. 500.000. Ringkasan data mengenai meja dan kursi ada pada Tabel 1. Berikut

Tabel 2.1 Data perusahaan “Toko Mebel”

Pekerjaan

Jam yang dibutuhkan

Jam kerja tersedia

per minggu kerja

Meja

Kursi

Tukang kayu

4

3

240

Pegecatan

2

1

100

Pertanyaan:

Berapa seharusnya produksi meja dan kursi dalam satu minggu kerja agar profit total perusahaan “Toko Mebel” maksimal? Gunakan Solver dalam aplikasi Ms Excel 2007 !!

Ini Jawabannya … Download Klik Disini :-)


August 7, 2008 at 4:12 am 3 comments

Memasukkan Baris atau Kolom dengan Keyboard

Memasukkan Baris atau Kolom Baru – dng Keyboard

Insert a New Row or Column – Excel Keyboard Shortcut

Untuk memasukkan baris atau kolom baru dengan keyboard, tanpa mouse maka dua langkah dibawah ini dapat diterapkan

  1. Shift+SpaceBar = Pilih baris (row)
  2. Ctrl+Shift+PlusSign = Insert Baris (row)

Sedangkan untuk column, maka langkah pertama adalah Ctrl+SpaceBar untuk memilih kolom. Untuk memasukkan lebih dari satu baris atau kolom maka gunakan tombol panah keyboard bersama-sama tombol Shift sebelum melanjutkan ke langkah ke dua.

May 17, 2008 at 8:15 am Leave a comment

Menggunakan Tabel Pivot untuk Meringkas Data

Misalnya anda memiliki data penjualan yang isinya 50.000 baris seperti terlihat pada Gambar 1

Dengan data itu anda ingin membuat laporan ringkas yang menunjukkan penjualan per wilayah dan produk (region and product).

Gambar 1. Ringkas tabel data berikut.

Caranya: Untuk
meringkas data di atas, anda dapat menggunakan pivot table. Pivot tables sngat cocok untuk analisis data seperti di atas.

Peringatan: Pivot tables di Excel 2007 sangat berubah dari versi

Excel 97-2003. Untuk membuat ringkasan pendapatan berdasarkan wilayah dan produk membutuhkan klik mouse sebanyak 4 kali dan satu kali tahan tarik mouse (drag):

Pastikan bahwa data yang ada dalam daftar memiliki judul (pada baris paling atas) yang berbeda satu dengan lainnya (unik).

Pilih salah satu sel dalam database (data anda). Pilih Menu Insert – Pivot Table.

IntelliSense Excel (sensor cerdas Excel) akan menduga range data anda. Dan biasanya benar seperti pada Gambar 2. Dan Klik OK.

Dengan menekan tombok OK, anda akan melihat tabel pivot yang masih kosong dan dua toolbar tabel pivot baru, dan sebuah dialog daftar PivotTable baru. Dialog Excel versi 2007 memperlihatkan daftar filed pada bagian atas dan empat tempat meletakkan (Drop Zone) field pada bagian bawah dialog, seperti terlihat pada Gambar

Sedangkan pada Excel versi sebelumnya, maka anda harus menarik field dari Dialog Field

List langsung ke pivot table. Proses ini sangat menyulitkan bagi orang yang masih baru mengenal pivot tables. Dalam Excel 2007, anda menarik field dari dialog field list bagian atas ke zona yang yang cocok pada bagian bawah dialog Field List. Biasanya dengan hanya meng-klik field yang ada di dialog Field List akan menempatkan field tersebut pada zona yang tepat. Untuk kasus yang kita miliki ini, maka kita mencoba meletakkan produk merupakan daftar yang ke bawah (judul baris) sedangkan wilayah merupakan judul mendatar (judul kolom).

Gambar 3. Dialog PivotTable Field List di bagian atas dan Drop Zone di Bagian Bawah

Klik Check box Produk di Dialog Field List bagian atas. Excel akan secara otomatis memasukkan ke dalam Row Labels (Label baris) pada drop zone. Pivot table akan menunjukkan daftar produk satu per satu (tidak ada duplikasi) pada Kolom A (lihat Gambar 4).

Gambar 4. Klik sebuah field text, dan Excel memasukkan field itu ke area Baris.

Klik check box Pendapatan yang ada di dialog Field List bagian atas. Dan karena field tersebut adalah numeric maka Excel akan menambahkan pada bagian Values (nilai) dari pivot table.

Jika anda meng-klik check box Wilayah, maka Excel akan meletakkan field tersebut di area row pada pivot table. Karena anda ingin wilayah menjadi judul kolom maka, klik mouse, tahan dan tariklah field Wilayah dari dialog Field List dan letakkan di drop zone Column Labels yang terletak di bagian bawah dialog Field List.

Hasilnya adalah ringkasan data penjualan berdasarkan produk dan wilayah, seperti terlihat dalam Gambar 5.

Gambar 5. Pivot table membuat anda mudah untuk meringkas laporan.

Tingkat Lanjut: Pivot table memberikan banyak opsi (pilihan) yang sangat berguna. Untuk mempelajari lebih lanjut klik disini

Untuk Pemakai Versi Sebelumnya: Jika anda menyukai pivot table pro pada Excel versi sebelumnya, maka anda akan dengan cepat menggunakan pivot table

Excel 2007. Drop zones telah diubah namanya. Drop Zone Row Area sekarang bernama Row Labels. Sedangkan drop zone Column Area sekarang menjadi Column Labels. Drop Page Field menjadi Report Filter. Dan drop zone Data Area menjadi ? Values (walaupun saya menyebutnya drop zone Values, dengan mengabaikan symbol ?).

Agar Lebih Mudah: Pada
awal pembuatan sebuah Pivot Table, maka dialog PivotTable Field List akan berada di layar sebelah kanan. Anda dapat memindahkan ke tengah dengan cara klik pada Judul Dialog dan tarik ke worksheet agar terlihat mengambang di atas worksheet dan mempermudah anda dalam mengatur data. Dalam membuat artikel ini saya menggeser ke tengah agar tampak dalam gambar yang disajikan sebagai contoh.

Bentuk Drop Zone: Anda dapat mengatur bentuk dialog PivotTable Field List dengan mengklik dropdown pada bagian atas. Bentuk yang ditawarkan untuk tampilan ini ada lima (5). Tiga diantaranya tidak menyertakan daftar field atau drop zones. Jika tampilan dialog box anda tidak menampilkan salah satu bagian tersebut, maka gunakan panah dropdown untuk mengembalikan tampilan ke Fields Section and Areas Section Stacked. Ada juga yang menampilkan field dan drop zone secara berdampingan.

Kesimpulan: Perintah
Insert – Pivot Table dapat meringkas ribuan baris data secara cepat. Excel tidak membutuhkan anda mengerti ru

musnya. Anda hanya harus dapat meletakkan field ke dala tata letak (layout) laporan.

Perintah Di Menu: Insert – Pivot Table

May 11, 2008 at 4:20 pm 2 comments

Mengecek Umur Dalam Excel

Misalnya kita punya daftar tanggal lahir beberapa orang, kemudian kita mau mengecek yang berumur 18 tahun ke atas maka dalam excel kita dapat menghitung sbb:

Untuk mementukan apakah umurnya 18 tahun atau lebih ( hasil TRUE berarti benar)

Rumus di Kolom Cek umur

=AND(ISNUMBER(A1),(A1-1)

Kolom Dikembangkan

=IF(AND(ISNUMBER(A2),(A2-1)Hasilnya
Tgl Lahir Cek umur Dikembangkan
4/19/1962 TRUE Ya tuh sudah tua
4/20/1992 FALSE Masih muda koq

May 7, 2008 at 6:30 pm Leave a comment

Older Posts Newer Posts


Enter your email address to subscribe to this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 13 other followers

Blog Stats

  • 75,622 hits

Twitter Updates

Iklan


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.